Biuro Obsługi Nieruchomości
Administrowanie
Usługi ogólno-administracyjne:
- reprezentowanie Wspólnoty Mieszkaniowej przed osobami fizycznymi i prawnymi,
- zawieranie umów z kontrahentami Wspólnoty Mieszkaniowej przed osobami fizycznymi i prawnymi,
- bieżąca współpraca z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej,
- pomoc przy przejęciu dokumentacji administracyjnej nieruchomości,
- prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali mieszkaniowych i przynależnych i garaży oraz ich użytkowników,
- prowadzenie korespondencji dotyczącej administrowania nieruchomością,
- udzielanie każdemu z właścicieli lokali, na każde jego życzenie (w godzinach funkcjonowania biura firmy), wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością oraz o rozliczeniach w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali,
- kontrola nad utrzymaniem czystości części wspólnej nieruchomości oraz terenu wokół budynku,
- organizowanie zebrań wspólnoty mieszkaniowej, w tym przygotowanie stosownych uchwał, planów gospodarczych, sprawozdań,
- bieżąca okresowa kontrola nieruchomości oraz powiadomienie Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej o stwierdzonych problemach (częstotliwość do uzgodnienia z klientem),
- realizowanie podjętych uchwał,
- przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego,
- zapewnienie prawidłowego użytkowania budynku i lokali,
- dostęp do internetowej kartoteki Właściciela lokalu (IOK – Internetowa Obsługa Kontrahenta),
- zapewnienie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków zawieranych umów i kontrolę ich wykonania (w miarę potrzeb).
Usługi eksploatacyjne i techniczne:
- pomoc przy przejęciu dokumentacji technicznej budynku,
- bieżąca opieka konserwatora budynku,
- prowadzenie na bieżąco książki obiektu budowlanego,
- monitorowanie stanu technicznego urządzeń i instalacji,
- opracowaniu planu konserwacji i remontów, zlecenie wszystkich prawem przewidzianych przeglądów technicznych, przedstawienie ofert firm specjalistycznych na potrzeby wspólnoty mieszkaniowej, nadzór nad usługami specjalistycznych serwisów zewnętrznych (firm podwykonawców),
- organizowanie przetargów na roboty i usługi budowlane,
- organizowanie prac remontowych i modernizacyjnych,
- zapewnienie zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków.
Usługi finansowe i księgowe:
Obsługę finansowo-księgową wykonujemy w oparciu o profesjonalny program komputerowy DOM 5.
- ustalenie zaliczkowego wymiaru opłat z tytułu kosztów zarządu nieruchomością dla lokali,
- prowadzenie ewidencji kosztów utrzymania nieruchomości,
- prowadzenie obsługi finansowo – księgowej Wspólnoty Mieszkaniowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- prowadzenie indywidualnych kartotek finansowych w zakresie naliczanych opłat i dokonywanych przez właścicieli wpłat,
- dostęp, dla każdego właściciela do usługi e-kartoteka (IOK) za pomocą, której można sprawdzić bieżące saldo rozrachunków ze wspólnotą, historię wpłat oraz aktualną wysokość opłat, możliwość przeglądania podjętych przez Wspólnotę uchwał i regulaminów,
- stały dostęp dla Zarządu Wspólnoty do rozliczeń poszczególnych właścicieli , dokumentów i danych księgowych za pośrednictwem Internetu,
- prowadzenie okresowego rozliczenia kosztów zużycia mediów przez właścicieli lokali
- dokonywanie płatności za pośrednictwem banku na podstawie zatwierdzonych przez Zarząd faktur,
- sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur wystawionych na Wspólnotę Mieszkaniową,
- ewidencjonowanie opłat właścicieli z tytułu zaliczek na pokrycie kosztów eksploatacyjnych, funduszu remontowego i innych związanych z utrzymaniem nieruchomości,
- windykacja zaległości oparta o sprawdzony schemat działań zmierzających do odzyskania należności, tj. wystawianie i przesyłanie dłużnikom upomnień, wezwań do zapłaty itp.,
- współpraca z renomowaną kancelarią prawną,
- zapewnienie terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat publicznoprawnych przypadających na nieruchomość,
- przygotowanie okresowych sprawozdań, analiz i raportów finansowo-ekonomicznych oraz materiałów źródłowych do rocznego planu gospodarczego / przygotowanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych oraz rozwojowych dla nieruchomości,
- sporządzanie obowiązkowych sprawozdań finansowych oraz przygotowanie informacji na roczne zebranie sprawozdawcze o poniesionych kosztach zarządu nieruchomością wspólną, zaliczkach przeznaczonych na ich pokrycie oraz pożytkach z nieruchomości wspólnej.